當(dāng)前，在使用視頻會議時(shí)，企業(yè)所面臨的問題并非減少它的使用頻次，而是如何更好地利用它的特性，最大程度地減少遠(yuǎn)程會議的疲勞值。繼疫情爆發(fā)后，遠(yuǎn)程會議的使用達(dá)到了歷史最高水平，使用的趨勢將在2021年下降。
某研究機(jī)構(gòu)預(yù)告：從某種意義上說，企業(yè)的遠(yuǎn)程會議頻次在今年將會減少，這僅僅是為了說明在工作場所使用遠(yuǎn)程會議的模式。過去一年里，遠(yuǎn)程會議的增長率幾乎從零上升到60%，這種極端的增長和下降都會逆轉(zhuǎn)，直到趨于平穩(wěn)才會持續(xù)增長。
就積極的方面而言，在2020年，遠(yuǎn)程會議對于企業(yè)保持遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)的高效運(yùn)作和培養(yǎng)企業(yè)協(xié)作習(xí)慣非常重要，而且其效用是毋庸置疑的。但它的沉浸性也會導(dǎo)致視頻疲勞值。所以，到2021年，企業(yè)面臨的問題不再是減少遠(yuǎn)程會議的頻次，而是更好的管理來避免遠(yuǎn)程工作的員工的疲憊。另外一方面，當(dāng)企業(yè)找到了更好的遠(yuǎn)程會議模式時(shí)，其他形式的交流與合作也可能得到加強(qiáng)。
就政策而言，企業(yè)不應(yīng)減少遠(yuǎn)程會議的使用。當(dāng)然，除非面臨高額的許可費(fèi)用或?qū)W(wǎng)絡(luò)運(yùn)營造成不利影響的問題。需要注意的是，遠(yuǎn)程會議硬件廠商已經(jīng)采取了一些措施，減少了遠(yuǎn)程會議疲勞值以及其他一些問題，讓員工對目前的體驗(yàn)感到失望。所以，有關(guān)降低遠(yuǎn)程會議使用率的決定不應(yīng)該僅僅以遠(yuǎn)程會議不再有價(jià)值為依據(jù)。
實(shí)際上，讓遠(yuǎn)程會議如此受歡迎的內(nèi)在因素從未改變，如有必要，企業(yè)可能需要制定培訓(xùn)計(jì)劃和策略，幫助員工從遠(yuǎn)程會議中獲得更豐富的價(jià)值，并通過各種方法減少影響其有效性的問題。
要做到這一點(diǎn)，企業(yè)需要考慮三個(gè)步驟，以便更好地平衡遠(yuǎn)程會議和非遠(yuǎn)程會議模式。這樣能給員工更多的參與性，減少疲勞感。
(1)了解遠(yuǎn)程會議造成員工疲勞的原因。
雖然聽起來像個(gè)常識，但這通常發(fā)生在使用新技術(shù)的時(shí)候，但關(guān)注的往往是表面現(xiàn)象而非根源。有些時(shí)候，員工所產(chǎn)生的疲勞感與視頻平臺或服務(wù)無關(guān)，所有這些都是因?yàn)槟軌蛘_支持視頻平臺或服務(wù)。在IT方面，就是要確保終端用戶有足夠的帶寬，并采取適當(dāng)?shù)姆?wù)質(zhì)量措施，以優(yōu)化遠(yuǎn)程會議的網(wǎng)絡(luò)性能。
對終端用戶而言，這意味著擁有足夠多的終端來提供企業(yè)級視頻體驗(yàn)，這些終端不僅適用于PC或手機(jī)，也適用于網(wǎng)絡(luò)攝像機(jī)、麥克風(fēng)/音箱、照明設(shè)備等外設(shè)。這一切都會影響產(chǎn)品的品質(zhì)。比如視頻幀數(shù)不一致、圖像跳動或抖動、屏幕死機(jī)以及音頻問題等都是造成遠(yuǎn)程會議疲勞值的原因，但解決了這些問題的根本原因，在很大程度上得到緩解。
(2)擬訂會議的最佳做法。
另外一種需要考慮的策略是，員工在遠(yuǎn)程會議期間不要做其他事情，讓他們的注意力集中到會議上。這樣做可以反映出它的總體目標(biāo)，即更好地管理遠(yuǎn)程會議的使用，而不僅僅是試圖減少。
(3)確定最佳的視頻用例。
并不是每一次通話都是視頻的方式。在遠(yuǎn)程會議成為日常交流的首選模式時(shí)，疲勞值就不可避免。雇員和同事的日常交談可以使用音頻溝通，特別是在沒有任何顯示或分享內(nèi)容的情況下。
遠(yuǎn)程會議的沉浸性已經(jīng)被充分證明，但是它也引入了視覺刺激，從而進(jìn)一步分散了人們的注意力。比如外貌、虛擬背景、工作空間或者家人和寵物，這些都可能會分散員工的注意力。這類因素一般不會影響員工在語音通話或聊天時(shí)的互動。但使用遠(yuǎn)程會議也有不好的效果，這只是一個(gè)副作用。
相反，遠(yuǎn)程會議的用例清單需要被考慮。直到最近，遠(yuǎn)程會議還被視為一種稀缺資源，它的使用需要證明它的合理性。與其把遠(yuǎn)程會議看作一種溝通工具，現(xiàn)在更多的是把它看作一個(gè)可用的工具。通過一些清晰的用例，工作人員可以更容易地決定什么時(shí)候使用遠(yuǎn)程會議，甚至重新發(fā)現(xiàn)有效的語音和信息傳遞模式
